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Sistema Institucional de Archivos

¿Qué es el Sistema Institucional de Archivos?

El Sistema Institucional de Archivos de la Secretaría de Protección Civil es el conjunto de personas, técnicas y tecnologías archivísticas que formalizan las tareas documentales, a través del funcionamiento de sus componentes normativos, operativos y estratégicos en cada una de las fases del ciclo vital del documento.

¿Cómo está integrado el Sistema Institucional de Archivos?

El sistema se integra a partir de la composición siguiente:

  • Componentes Normativos
    Son aquellos que tendrán a su cargo la regulación y coordinación de la operación del sistema y está integrado por:
    • La Unidad Coordinadora de Archivos (UCA)
    • Un Comité Técnico Interno de Administración de documentos (COTECIAD)
  • Componentes Operativos
    Serán los archivos de trámite, concentración e históricos, encargados del funcionamiento cotidiano del Sistema, de conformidad con el ciclo vital de los documentos.

¿Qué es el ciclo vital del documento?

Son las etapas por las cuales pasa el documento, iniciando desde archivo de trámite (primera etapa), posteriormente al archivo de concentración (segunda etapa) y finalmente al archivo histórico (tercera etapa)

En relación con el ciclo vital de los documentos y de acuerdo a los valores documentales que los conforman, los archivos se integrarán dentro de cada ente público como un Sistema Institucional de Archivos, denominándose de la forma siguiente:

  • Archivo de Trámite o de Gestión Administrativa
    Está conformado por los documentos que se encuentren en trámite. Los documentos serán resguardados en él de conformidad con el Catálogo de Disposición Documental de cada ente público, por el tiempo estrictamente indispensable para cumplir con el objetivo para el cual fue creado, debiendo ser remitidos a la Unidad de Archivo de Concentración para su conservación precautoria.
  • Archivo de Concentración
    Está conformado por los documentos que habiendo concluido su trámite y luego de haber sido valorados, sean transferidos por la Unidad de Archivos de Trámite a la Unidad de Archivo de Concentración para su conservación precautoria de conformidad con el Catálogo de Disposición Documental del ente público. En esta Unidad de archivo se integran los documentos cuya consulta es esporádica por parte de las unidades administrativas de los entes públicos y cuyos valores primarios aún no prescriben.
  • Archivo Histórico
    Está conformado por los documentos que habiendo completado su vigencia en la Unidad de Archivo de Concentración, sean transferidos para completar su Ciclo Vital a la Unidad de Archivo histórico del ente público o en su caso, al Archivo Histórico de la Ciudad de México, constituyendo el Patrimonio Histórico de la Ciudad de México.

La información que generen, reciban o administren los entes públicos en sus respectivos Sistemas Institucionales de Archivos, que se encuentre contenida en cualquier medio o soporte documental, ya sea escrito, impreso, sonoro, visual, electrónico, informático, holográfico o cualquier otro derivado de las innovaciones tecnológicas se denominará genéricamente documento de archivo.

Será documentación de archivo toda la que se encuentre en cualquier registro que documente el ejercicio de las facultades o la actividad de los entes públicos.

Los documentos de archivo deberán ser organizados, inventariados, conservados y custodiados.

Es el órgano técnico consultivo de instrumentación y retroalimentación de la normatividad aplicable en materia de archivos del ente público, integrado por los titulares de los archivos de trámite, concentración e histórico y por aquellas personas que por su experiencia y función dentro del ente público se consideren necesarias para promover y garantizar la correcta administración de documentos y para la gestión de los archivos de cada institución.

Estructura mínima del COTECIAD:

  • Una Presidencia , a cargo del director General de Administración o equivalente en cada ente público;
  • Una Secretaría Técnica, a cargo del responsable de la Unidad Coordinadora de Archivos del ente público;
  • Una Secretaría Ejecutiva, a cargo del responsable de la Oficina de Información Pública;
  • Vocales, entre los que deberán participar los responsables de las distintas unidades de archivo del ente público;
  • Representantes de la Dirección Jurídica o equivalente, del órgano de control interno del ente público, así como de las áreas de Informática, sistemas y recursos financieros.

Funciones del COTECIAD:

  • Constituirse como el órgano técnico consultivo, de instrumentación y retroalimentación de la normatividad aplicable en la materia dentro de los archivos del ente público;
  • Realizar los programas de valoración documental del ente público; I
  • Propiciar el desarrollo de medidas y acciones permanentes de coordinación y concertación entre sus miembros que favorezcan la implantación de las normas archivísticas para el mejoramiento integral de los archivos del ente público;
  • Participar en los eventos técnicos y académicos que en la materia se efectúen en el ente público, en los que sean convocados por el Consejo General de Archivos del Distrito Federal y los que lleven a cabo otras instituciones nacionales o internacionales;
  • Emitir su reglamento de operación y su programa anual de trabajo; y
  • Aprobar los instrumentos de control archivístico, establecidos en el artículo 35 de la presente Ley;
  • Las demás que establezcan las disposiciones aplicables.

Sesiones Extraordinarias 2017

Primera sesion extraordinaria COTECIAD 2017


Sesiones Ordinarias 2017

Cuarta sesion ordinaria COTECIAD 2017

Tercera sesion ordinaria COTECIAD 2017
Segunda sesion ordinaria COTECIAD 2017
Primera sesion ordinaria COTECIAD 2017


Sesiones Extraordinarias 2016

Primera sesion extraordinaria COTECIAD 2016


Sesiones Ordinarias 2016

Sexta sesion ordinaria COTECIAD 2016
Quinta sesion ordinaria COTECIAD 2016
Cuarta sesion ordinaria COTECIAD 2016
Tercera sesion ordinaria COTECIAD 2016
Segunda Sesion Ordinaria COTECIAD 2016 Cancelada por no haber asuntos a tratar
Primera sesion ordinaria COTECIAD 2016


Sesiones Ordinarias 2015

Sexta Sesion Ordinaria COTECIAD 2015

Quinta sesion COTECIAD 2015

Cuarta Sesion Ordinaria COTECIAD 2015

Tercera Sesion Ordinaria COTECIAD Cancelada por no haber asuntos a tratar

Segunda Sesion Ordinaria COTECIAD 2015

Primera sesion ordinaria COTECIAD 2015


Capacitación

Uno de los principales compromisos en la Secretaria de Protección Civil es la sensibilización de los servidores públicos en materia de archivos, transparencia, acceso a la información pública y protección de datos personales.

En la Secretaría de Protección Civil estamos convencidos de que la capacitación de los servidores públicos en estas temáticas se ve reflejada en una mejor atención y servicio a las personas que ejercen estos derechos, además de contribuir en el desarrollo de una cultura de la transparencia.

La Ley de Archivos de la Ciudad de México, en el artículo 42 fracción V y artículo 43, establecen acciones para la difusión y divulgación archivística y para el fomento de una nueva cultura en la materia.

Así mismo se realizó la capacitación al personal de la Secretaría los días 6 y 8 del mes de abril, con un total de 40 asistentes, con la finalidad de conocer los conceptos básicos de archivo e instrumentos y procesos archivísticos. Posteriormente, los días 17 y 18 de noviembre se continuó con dicho programa, con la asistencia de 28 trabajadores de la Secretaría.

A principios de 2016 en el mes de marzo se ha capacitado a 17 del personal de la Dirección de Prevención sobre los instrumentos y procesos archivísticos, con la finalidad llevar a cabo la correcta gestión.


Capacitación, Sistema Institucional de Archivos  


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