SIA
¿Qué es el Sistema Institucional de Archivos?
El Sistema Institucional de Archivos de la Secretaría de Protección Civil es el conjunto de personas, técnicas y tecnologías archivísticas que formalizan las tareas documentales, a través del funcionamiento de sus componentes normativos, operativos y estratégicos en cada una de las fases del ciclo vital del documento.
¿Cómo está integrado el Sistema Institucional de Archivos?
El sistema se integra a partir de la composición siguiente:
Componentes Normativos
Son aquellos que tendrán a su cargo la regulación y coordinación de la operación del sistema y está integrado por:
La Unidad Coordinadora de Archivos (UCA)
Un Comité Técnico Interno de Administración de documentos (COTECIAD)
Componentes Operativos
Serán los archivos de trámite, concentración e históricos, encargados del funcionamiento cotidiano del Sistema, de conformidad con el ciclo vital de los documentos.
¿Qué es el ciclo vital del documento?
Son las etapas por las cuales pasa el documento, iniciando desde archivo de trámite (primera etapa), posteriormente al archivo de concentración (segunda etapa) y finalmente al archivo histórico (tercera etapa)
En relación con el ciclo vital de los documentos y de acuerdo a los valores documentales que los conforman, los archivos se integrarán dentro de cada ente público como un Sistema Institucional de Archivos, denominándose de la forma siguiente:
- Archivo de Trámite o de Gestión Administrativa
Está conformado por los documentos que se encuentren en trámite. Los documentos serán resguardados en él de conformidad con el Catálogo de Disposición Documental de cada ente público, por el tiempo estrictamente indispensable para cumplir con el objetivo para el cual fue creado, debiendo ser remitidos a la Unidad de Archivo de Concentración para su conservación precautoria.
- Archivo de Concentración
Está conformado por los documentos que habiendo concluido su trámite y luego de haber sido valorados, sean transferidos por la Unidad de Archivos de Trámite a la Unidad de Archivo de Concentración para su conservación precautoria de conformidad con el Catálogo de Disposición Documental del ente público. En esta Unidad de archivo se integran los documentos cuya consulta es esporádica por parte de las unidades administrativas de los entes públicos y cuyos valores primarios aún no prescriben.
- Archivo Histórico
Está conformado por los documentos que habiendo completado su vigencia en la Unidad de Archivo de Concentración, sean transferidos para completar su Ciclo Vital a la Unidad de Archivo histórico del ente público o en su caso, al Archivo Histórico de la Ciudad de México, constituyendo el Patrimonio Histórico de la Ciudad de México.
La información que generen, reciban o administren los entes públicos en sus respectivos Sistemas Institucionales de Archivos, que se encuentre contenida en cualquier medio o soporte documental, ya sea escrito, impreso, sonoro, visual, electrónico, informático, holográfico o cualquier otro derivado de las innovaciones tecnológicas se denominará genéricamente documento de archivo.
Será documentación de archivo toda la que se encuentre en cualquier registro que documente el ejercicio de las facultades o la actividad de los entes públicos.
Los documentos de archivo deberán ser organizados, inventariados, conservados y custodiados.
Es el órgano técnico consultivo de instrumentación y retroalimentación de la normatividad aplicable en materia de archivos del ente público, integrado por los titulares de los archivos de trámite, concentración e histórico y por aquellas personas que por su experiencia y función dentro del ente público se consideren necesarias para promover y garantizar la correcta administración de documentos y para la gestión de los archivos de cada institución.
Estructura mínima del COTECIAD:
- Una Presidencia , a cargo del director General de Administración o equivalente en cada ente público;
- Una Secretaría Técnica, a cargo del responsable de la Unidad Coordinadora de Archivos del ente público;
- Una Secretaría Ejecutiva, a cargo del responsable de la Oficina de Información Pública;
- Vocales, entre los que deberán participar los responsables de las distintas unidades de archivo del ente público;
- Representantes de la Dirección Jurídica o equivalente, del órgano de control interno del ente público, así como de las áreas de Informática, sistemas y recursos financieros.
Funciones del COTECIAD:
- Constituirse como el órgano técnico consultivo, de instrumentación y retroalimentación de la normatividad aplicable en la materia dentro de los archivos del ente público;
- Realizar los programas de valoración documental del ente público; I
- Propiciar el desarrollo de medidas y acciones permanentes de coordinación y concertación entre sus miembros que favorezcan la implantación de las normas archivísticas para el mejoramiento integral de los archivos del ente público;
- Participar en los eventos técnicos y académicos que en la materia se efectúen en el ente público, en los que sean convocados por el Consejo General de Archivos del Distrito Federal y los que lleven a cabo otras instituciones nacionales o internacionales;
- Emitir su reglamento de operación y su programa anual de trabajo; y
- Aprobar los instrumentos de control archivístico, establecidos en el artículo 35 de la presente Ley;
- Las demás que establezcan las disposiciones aplicables.
Sesiones Ordinarias 2022
Sesiones Extraordinarias 2021
Acta Primera Extraordinaria 2021
Sesiones Ordinarias 2021
Acta Quinta Ordinaria 2021.pdf
Acta Cuarta Ordinaria 2021.pdf
Acta Tercera Ordinaria 2021.pdf
Acta Cancelación Segunda Ordinaria 2021.pdf
Acta Segunda Ordinaria 2021.pdf
Acta Primera Ordinaria 2021.pdf
Sesiones Ordinarias 2020
Sesiones Ordinarias 2019
Primera sesión ordinaria COTECIAD 2019
Sesiones Extraordinarias 2018
Quinta sesión extraordinaria COTECIAD 2018
Cuarta sesión extraordinaria COTECIAD 2018
Tercera sesión extraordinaria COTECIAD 2018
Segunda sesión extraordinaria COTECIAD 2018
Primera sesión extraordinaria COTECIAD 2018
Sesiones Ordinarias 2018
Sexta sesión ordinaria COTECIAD 2018
Quinta sesión ordinaria COTECIAD 2018
Cuarta sesión ordinaria COTECIAD 2018
Tercera sesión ordinaria COTECIAD 2018
Segunda sesión ordinaria COTECIAD 2018
Primera sesión ordinaria COTECIAD 2018
Sesiones Extraordinarias 2017
Primera sesión extraordinaria COTECIAD 2017
Sesiones Ordinarias 2017
Sexta sesión Ordinaria COTECIAD 2017
Quinta sesión Ordinaria COTECIAD 2017
Cuarta sesión Ordinaria COTECIAD 2017
Tercera sesión ordinaria COTECIAD 2017
Segunda sesión ordinaria COTECIAD 2017
Primera sesión ordinaria COTECIAD 2017
Primera sesión extraordinaria COTECIAD 2016
Sesiones Ordinarias 2016
Sexta sesión ordinaria COTECIAD 2016
Quinta sesión ordinaria COTECIAD 2016
Cuarta sesión ordinaria COTECIAD 2016
Tercera sesión ordinaria COTECIAD 2016
Segunda sesión ordinaria COTECIAD 2016 Cancelada por no haber asuntos a tratar
Primera sesión ordinaria COTECIAD 2016
Sesiones Ordinarias 2015
Sexta sesión ordinaria COTECIAD 2015
Cuarta sesión ordinaria COTECIAD 2015
Tercera sesión ordinaria COTECIAD Cancelada por no haber asuntos a tratar
- Constitución
- Leyes
- Ley de Gestion Integral de Riesgos y Proteccion Civil de la CDMX
- Ley de Protección de Datos Personales en Posesición de Sujetos Obligados de la CDMX
- Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública y Rendición de Cuentas de la CDMX
- Ley del Procedimiento Administrativo de la Ciudad de México
- Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública
- Ley Orgánica del Poder Ejecutivo y de la Administración Pública de la CDMX
- Ley de Archivos de la Ciudad de Mexico
- Reglamentos
- Circulares
- Lineamientos
- Manuales
Instrumentos Archivísticos
TABLA DE DETERMINATES 2022
1_Tabla_de_Determinantes_2022.xlsx
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA 2022
3. Cuadro General de Clasificación Archivística.xlsx
CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL 2022
4. Catálogo de Disposición Documental.xlsx
CARÁTULA ESTANDARIZADA 2022
CÉDULA DE EXPURGO 2022
CONTROL DE PRÉSTAMOS 2022
ETIQUETA DE IDENTIFICACIÓN 2022
8_Etiqueta_de_Identificacion.xlsx
INVENTARIO DOCUMENTAL 2022
CALENDARIO DE CADUCIDADES 2019
http://data.proteccioncivil.cdmx.gob.mx/transparencia/2019/A121Fr49-2019-T01-T04_CALENDARIO_CADUCIDADES.xlsx
CARÁTULA ESTANDARIZADA 2019
http://data.proteccioncivil.cdmx.gob.mx/transparencia/2019/A121Fr49-2019-T01-T04_CARATULA_ESTANDARIZADA.xlsx
CARÁTULA DE SOPORTES ESPECIALES 2019
http://data.proteccioncivil.cdmx.gob.mx/transparencia/2019/A121Fr49-2019-T01-T04_CARATULA_SOPORTUDES_ESPECIALES.xlsx
CÉDULA DE EXPURGO 2019
http://data.proteccioncivil.cdmx.gob.mx/transparencia/2019/A121Fr49-2019-T01-T04_CEDULA_EXPURGO.xlsx
CONTROL DE ENTRADA Y SALIDA 2019
http://data.proteccioncivil.cdmx.gob.mx/transparencia/2019/A121Fr49-2019-T01-T04_CONTROL_ENTRADA-SALIDA.xlsx
CONTROL DE PRÉSTAMOS DE EXPEDIENTES Y ESTADÍSTICAS 2019
http://data.proteccioncivil.cdmx.gob.mx/transparencia/2019/A121Fr49-2019-T01-T04_CONTROL_PRESTAMOS_EXPEDIENTES-ESTADISTICAS.docx
CONTROLES DE CONSERVACIÓN 2019
http://data.proteccioncivil.cdmx.gob.mx/transparencia/2019/A121Fr49-2019-T01-T04_CONTROLES_CONSERVACION.xlsx
CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA 2019
http://data.proteccioncivil.cdmx.gob.mx/transparencia/2019/A121Fr49-2019-T01-T04_CGCA.xlsx
ETIQUETA DE IDENTIFICACIÓN 2019
http://data.proteccioncivil.cdmx.gob.mx/transparencia/2019/A121Fr49-2019-T01-T04_ETIQUETA_IDENTIFICACION.xlsx
GUÍA DE ARCHIVO DOCUMENTAL 2019
http://data.proteccioncivil.cdmx.gob.mx/transparencia/2019/A121Fr49-2019-T01-T04_GUIA_ARCHIVO_DOCUMENTAL.xlsx
GUÍA GENERAL DE FONDOS 2019
http://data.proteccioncivil.cdmx.gob.mx/transparencia/2019/A121Fr49-2019-T01-T04_GUIA_GENERAL_FONDOS.xlsx
INVENTARIO ACCESO RESTRINGIDO 2019
http://data.proteccioncivil.cdmx.gob.mx/transparencia/2019/A121Fr49-2019-T01-T04_INVENTARIO_ACCESO_RESTRINGIDO.xlsx
INVENTARIO DE BAJAS 2019
http://data.proteccioncivil.cdmx.gob.mx/transparencia/2019/A121Fr49-2019-T01-T04_INVENTARIO_BAJAS.xlsx
INVENTARIO DOCUMENTAL 2019
http://data.proteccioncivil.cdmx.gob.mx/transparencia/2019/A121Fr49-2019-T01-T04_INVENTARIO_DOCUMENTAL.xlsx
INVENTARIO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA 2019
http://data.proteccioncivil.cdmx.gob.mx/transparencia/2019/A121Fr49-2019-T01-T04_INVENTARIO_TRANSFERENCIA_PRIMARIA.xlsx
INVENTARIO DE TRANSFERENCIA SECUNDARIA 2019
http://data.proteccioncivil.cdmx.gob.mx/transparencia/2019/A121Fr49-2019-T01-T04_INVENTARIO_TRANSFERENCIA_SECUNDARIA.xlsx
LINEAMIENTOS 2019
http://data.proteccioncivil.cdmx.gob.mx/transparencia/2019/A121Fr49-2019-T01-T04_LINEAMIENTOS.docx
MAPA DE ORDENACIÓN TOPOGRÁFICA 2019
http://data.proteccioncivil.cdmx.gob.mx/transparencia/2019/A121Fr49-2019-T01-T04_MAPA_ORDENACION-TOPOGRAFICA.docx
TABLA DE DETERMINATES 2019
http://data.proteccioncivil.cdmx.gob.mx/transparencia/2019/A121Fr49-2019-T01-T04_TABLA_DETERMINATES.xlsx
Catálogo de Disposición Documental 2016
Catálogo de Disposición Documental 2015
Catálogo de Series Documentales
Control de Préstamos de Expedientes y Estadísticas de Usuarios
Controles de Entrada y Salida de Correspondencia Fformatos
Cuadro Gneral de Clasificación Archivística 2015
Inventario de Archivo de Concentración
Inventario de Archivo de Trámite
Inventario de Archivo Histórico
Inventario de Transferencia Primaria
Inventario de Transferencia Secundaria
Inventario Documental de Acceso Restringido
Lineamientos aplicables para los Archivos de Trámite, Concentración e Histórico
Mapa de Topográfica Acervo Archivo Concentración
Catálogo de Disposición Documental
La Ley de Archivos de la Ciudad de México, en el artículo 2 fracción II establece: Promover el uso de métodos y técnicas archivísticas encaminados al desarrollo de los Sistemas Institucionales de Archivos que garanticen la organización, conservación, disponibilidad, integridad y accesibilidad, de los documentos de archivo que poseen los sujetos obligados, contribuyendo a la eficiencia y eficacia de la administración pública, la correcta gestión gubernamental y el avance institucional.
Por lo anterior en la Secretaría de Gestión Integral de Riesgos y Protección Civil, estamos convencidos de que la capacitación de los servidores públicos en estas temáticas se ve reflejada en una mejor atención y servicio a las personas que ejercen estos derechos, además de contribuir en el desarrollo de una cultura de la transparencia.
La capacitación es una herramienta fundamental en el desarrollo y la transformación de la Administración Pública de la Ciudad de México, siendo sus trabajadores, el recurso más importante para brindar servicios de calidad y calidez a la ciudadanía, por lo que esta Secretaría tuvo a bien hacer extensiva la invitación a todo el personal de la misma, a continuar priorizando la capacitación para elevar su nivel de productividad en el trabajo, la superación personal y el optimizar la atención que se brinda a las personas habitantes de la Ciudad de México.
Sin embargo, para salvaguardar la salud de los trabajadores en el contexto de la pandemia, derivada del virus Sars-CoV2 (COVID-19) desde el 11 de marzo de 2020, cuando fue declarada por la Organización Mundial de la Salud, como emergencia de salud pública; esta Secretaría ha adoptado estrategias que permitan el desarrollo laboral en un ambiente que garantice la salud, higiene y bienestar; bajo este contexto se puso a su disposición diversos cursos en línea sin costo, ofertados por diversas Instituciones.
Todo lo anterior, debido a que uno de los principales compromisos en la Secretaría, es la sensibilización de los servidores públicos en materia de archivos, transparencia, acceso a la información pública y protección de datos personales.
Expediente para Baja Documental DGAR
Expediente para Baja Documental DGVCD
Expediente para Baja Documental JUDRMAS
Inventarios para Baja Documental JUDRMAS 2021
Inventarios para Baja Documental DGAR 2021
Inventarios para Baja Documental 2 DGAR 2021
Expediente para Baja Documental DGVCD 2021 pt1
Expediente para Baja Documental DGVCD 2021 pt2
Baja Documental DG Prevención 2018 2
Baja Documental DG Prevención 2018 1/3
Baja Documental DG Prevención 2018 2/3
Baja Documental DG Prevención 2018 3/3
Baja Documental Coordinación de Planes de Seguridad 2018
Baja Documental Dirección de Administración 2018
Baja Documental Dirección Jurídica 2018
Baja Documental Dirección de Vinculación 2018
Baja Documental JUD Recursos Financieros 2 2018
Baja Documental JUD Recursos Financieros 1 2018
Baja Documental JUD Recursos Humanos 2018
Baja Documental Oficina del Secretario 2018
Baja Documental Secretaría Particular 2018
Baja Documental Dirección de Administración 2018
Baja Documental JUD Recursos Materiales y Servicios Generales 2018